Data Governance is een kwaliteitssysteem voor de toegang, het managen, het gebruiken, onderhouden, beveiligen en beschermen van de informatie van een organisatie. Het is een systeem van beslissingsrechten, verantwoordelijkheden en taken voor informatie gerelateerde processen die worden uitgevoerd volgens vastgelegde en afgesproken schema’s. Hoe pak je dat op? Volg de workshop!

Replica Data Security (RDS) richt zich op Data Governance voor de werkplek, ofwel Document Data Governance. Hierbij wordt uitgegaan van het beleid van een organisatie of bedrijf op het gebied van informatie toegang en beveiliging. Hierbij onderscheiden we drie onderdelen:
1. Het veiligstellen van documenten;
2. het zekerstellen van documenten;
3. het gecontroleerd toegang verlenen tot documenten.

Het veiligstellen van documenten
Op de werkplek wordt een digitale kluis aangemaakt. In deze kluis worden documenten digitaal beveiligd. Toegang wordt alleen verkregen door autorisatie via Replica. Deze autorisatie is niet gekoppeld aan de Windows autorisatie. In geval van diefstal of verlies van een werkplek kan op afstand de kluis vernietigd worden.

Het zekerstellen van documenten
Vanuit de organisatie wordt op, basis van het beleid van de organisatie, ingesteld hoe vaak documenten worden zeker gesteld (back up). Replica start met veiligstellen van gegevens op het werkstation, laptop of usb apparaat van de eindgebruiker. Replica houdt continu bij wat de wijzigingen zijn in documenten. Alleen deze wijzigingen worden opgeslagen en doorgestuurd naar een centrale omgeving. Hierdoor is de gebruikte bandbreedte minimaal. Alle data die Replica opslaat en over een lokaal netwerk of over Internet verstuurd is versleuteld.

Het gecontroleerd toegang verlenen tot documenten
Binnen het informatiebeleid van een organisatie wordt vastgelegd wie welke informatie mag inzien en/of wijzigen.
Replica heeft een instelbare software module waarbij de software het beleid van de organisatie vorm geeft. Vanuit een Replica module wordt aangegeven wie bij welk document kan en wanneer, wie mag een document wijzigen enzovoorts. Vanuit rapportage is aan te tonen dat alleen gerechtigde personen informatie hebben ingezien, gelezen en of gewijzigd.

Resultaat
Het resultaat van de inzet van Replica is dat alle documenten van organisatie veilig zijn, beschikbaar zijn en een organisatie kan hardmaken dat er veilig en verantwoordelijk omgegaan wordt met informatie.